Firma electrónica y Certificado de Sello Digital

Firma electrónica y Certificado de sello digital

Firma electrónica y Certificado de Sello digital son dos documentos electrónicos muy importantes que proporciona el SAT a los contribuyentes.
 
Ambos son muy relevantes para poder realizar factura electrónica en México.

En el caso de la Firma electrónica, se obtiene mediante una cita que tramita el contribuyente en línea. En el proceso de su trámite, deberá llenar unos formatos en internet y generar unos archivos. 

En esta página se puede encontrar todo lo necesario para llevar a cabo el trámite en el SAT

Deberá llevarlos en una memoria USB  para presentarlos el día de su cita en el SAT, en la que deberá identificarse plenamente para así obtener el certificado de  firma.

 
Este documento electrónico es una identificación oficial de la persona física o moral y puede servir para firmar diferentes tipos de documentos, pero su función principal será poder acceder a distintos servicios del SAT, incluyendo por ejemplo su buzón tributario, en el que el SAT entrega diversas informaciones al contribuyente.
 
Por su parte, el  certificado de sello digital es un documento que, una vez obtenida la firma electrónica, se puede tramitar en internet, en la página del SAT, y permitirá sellar los comprobantes fiscales digitales que emita el contribuyente, ya sean facturas, recibos de honorarios, notas de crédito, recibos de arrendamiento, o cualquier otro.

En esta página puede encontrar todo lo necesario para obtener el certificado de sello digital en el SAT.

 
Ambos documentos, tanto la firma electrónica, como el certificado de sello digital, tienen 4 años de vigencia, por lo que se debe estar al pendiente de su vencimiento.
 
Muchos contribuyentes son descuidados con el uso de estos documentos, y con sus contraseñas. Eso puede ser un error muy grave, ya que representan su identidad fiscal. Es muy importante tener todo el cuidado en el manejo de estos archivos y no compartir las contraseñas, ya que esto puede prestarse a fraudes u otros problemas que pueden ser de gravedad.
 
Además,  en el caso de  perder las contraseñas, la recuperación de las mismas es complicado y en muchas ocasiones se deberá acudir a una nueva cita con la autoridad, por lo que es importante resguardarlas correctamente.
 
Por otra parte, es también muy importante el cumplimiento de todas las obligaciones, ya que, en el caso del certificado de sello digital, la autoridad puede cancelarlo, en el caso, por ejemplo de que nos e presenten tres declaraciones consecutivas o seis declaraciones no consecutivas, y al cancelarlo, lo que sucede, es que ya no se podrán emitir, comprobantes, con lo que se cancela la posibilidad de que la persona, negocio, comercio o empresa, realice operaciones comerciales.
 
Es muy importante asegurarse de evitar compartir contraseñas y que se tengan todos los cuidados en el uso y resguardo de estos importantes documentos.

Errores comunes al emitir factura electrónica

Errores comunes al emitir factura electrónica

Existen errores comunes al emitir factura electrónica que cometen personas, comercios y empresas.
 
Dichos errores podrían generar desde llamadas de atención hasta sanciones importantes por parte de la autoridad.
 
El primer error y el más obvio, sería de plano no emitir factura. Ante cualquier compra- venta de productos y servicios, se debe emitir el Comprobante Fiscal correspondiente.
 
El cliente tiene derecho a recibir el comprobante fiscal en el mismo establecimiento al momento de su compra. Que el cliente descargue desde un portal su documento es opcional, por lo que si contamos con instalaciones donde los clientes acuden a realizar compras de productos o servicios, es importante establecer mecanismos que permitan la emisión del CFDI en el propio establecimiento, y de manera opcional proveer portales de facturación automatizada u otros mecanismos de recuperación de sus comprobantes por internet.
 
Cuando se recibe un anticipo, también debe generarse el CFDI correspondiente, existen procedimientos especiales para estos casos, los cuales se pueden encontrar en las guías de llenado, uno de ellos sería, generar una factura por el anticipo,  y una vez que el cliente liquida la totalidad, debe generarse una nueva factura por el valor total de las mercancías, así como posteriormente , emitir una nota de crédito por el valor del anticipo, lo que finalmente cerrará de forma correcta la operación.
 
En ningún caso es correcto incrementar el precio del bien o servicio si el comprador solicita factura, mucho ojo con esto.
 
Proporcionar una dirección de correo electrónico, tampoco es obligatorio, es opcional, por lo que no se puede obligar al cliente a proporcionar una dirección de email, aunque sabemos que hoy por hoy sin duda será un mecanismo que el mismo cliente muy probablemente exija, pero repito, no es obligatorio y el cliente puede negarse a proporcionarlo.
 
El único dato que obligatoriamente debe entregar el cliente es el RFC. El código postal del receptor, es necesario, pero no indispensable, y, en zonas fronterizas por ejemplo, tanto el emisor como el receptor pueden obtener una tasa de impuesto menor, por lo que en Ciudad Juárez por ejemplo, es un práctica común y bastante recomendable, compartir al menos el código postal. El resto de la dirección postal es totalmente opcional y es posible que incluso muchos sistemas ni siquiera tengan la opción de agregarla completa, por lo que  los comercios no pueden obligar a los clientes a compartir de manera forzosa su domicilio para obtener el comprobante.
 
Aunque el cliente no haya solicitado su factura en el preciso momento de la transacción, si la pide posteriormente, esta debe entregarse. Los clientes deben comprender que no deben dejar pasar demasiado tiempo para esto, ya que también afectan a la contabilidad de los comercios, pero finalmente tienen todo el derecho de recibir su factura de cualquier transacción realizada, siempre que se encuentren dentro del mismo año fiscal.
 
No importa tampoco la forma de pago del cliente, algunos argumentan que si el pago fué en efectivo no es necesario realizar una factura. Esto es incorrecto. Sin importar la forma de pago, el documento fiscal digital debe emitirse.
 
Por último y no menos importante, aunque el cliente desconozca el uso que se le dará al CFDI esto no implica el no emitirlo, así como tampoco es obligación del comercio realizar una sustitución de ese comprobante si el contribuyente después solicita que sea aplicado un uso distinto.
 
A fin de cuentas , emitir factura electrónica es un tema obligatorio para todo aquel que realice operaciones de compra-venta y es importante evitar los mencionados errores.

Impuestos y comercio electrónico en tiempos del Coronavirus

 

Desde el mes de marzo, inició la temporada de declaración anual de impuestos. En este mes, corresponde a las personas morales, en abril, serán las personas física. Las empresas deben tener listas sus declaraciones, para que éstas entren en tiempo y forma. Algunas organizaciones han comenzado a pronunciarse a favor de incentivos fiscales en tiempos que se serán sin duda complicados, sin embargo, no se tiene todavía una respuesta específica por parte de la autoridad federal. La recomendación es estar pendientes para saber si se tomarán medidas y cuál será su alcance en el corto y mediano plazo.

En el mes de abril normalmente es el periodo de presentación de las declaraciones anuales para las personas físicas, para esto, la autoridad fiscal publicó un simulador en su página oficial: https://www.sat.gob.mx/declaracion/23891/declaracion-anual-de-personas-fisicas-en-el-servicio-de-declaraciones-y-pagos-(declarasat)

En este mismo contexto, el SAT,  debido a la contingencia por el Coronavirus,  ha suspendido hasta nuevo aviso algunos de sus servicios presenciales. Específicamente los servicios en las salas de Internet de las Administraciones Desconcentradas y Módulos de Servicios Tributarios de la República. Los servicios de generación de Firma Electrónica y constancia de situación fiscal serán atendidas únicamente previa cita  a través del sitio de Internet del SAT  https://citas.sat.gob.mx/citasat/home.aspx.

En este caso, la recomendación para quien nos lee es que de necesitar la orientación, utilicen los servicios de soporte de la autoridad fiscal que ofrece vía telefónica o vía chat. El teléfono de soporte es (55) 62 722 728 y la dirección para obtener ayuda vía chat es: http://chatsat.mx/

La emergencia sanitaria global derivada del COVID-19, mejor conocido como coronavirus,  como sabemos, en diferentes países, está generando afectaciones a las ventas de las pequeñas empresas en sus puntos físicos, por lo que ha sido necesario recurrir a las compras por internet en muchos casos. En diversos países las compras en línea se han incrementado como una consecuencia de esta necesidad de disminuir el contacto físico de las personas en sitios físicos.

Este hecho no indica que los e-commerce no hayan sufrido afectaciones sino que en los países con crisis más profundas como España o Italia, las ventas en línea han sido afectadas, sobre todo de artículos que no son de primera necesidad. En esos lugares, ha sido necesario en algunos casos tomar medidas muy rápidas y hacer enormes esfuerzos para poder satisfacer una demanda creciente de productos básicos a domicilio.

Para la sociedad en general, incluso para las personas que no estaban habituadas a comprar en línea, de un día a otro se convirtió en una necesidad muy relevante para poder transitar por el período de emergencia. Una terrible crisis de la cual muchas empresas pueden aprender para ayudar más a sus clientes y acercarse a ellos de formas mucho más seguras sin afectar a empleados, mientras luchan por mantenerse rentables. ¡Todo un reto!

Para todo tipo de negocio de venta de productos, es clave contar con un canal de venta online, ya que esto genera un canal de ingresos (revenue stream) adicional o en este caso, el único en tiempos de crisis. Es interesante que las empresas que aún no han evaluado esta opción, realicen una reflexión, para colocar en internet sus productos o servicios, donde pueden ampliar las posibilidades de sus negocios.

Los distribuidores autorizados de Facturación Electrónica de Pegaso Tecnología, podemos apoyarlos para encontrar soluciones para ventas en Internet, que puedan apoyar el que sus empresas vendan desde el día 1 sus productos en línea. No sólo es fácil sino divertido llegar a clientes en ubicaciones que no imaginamos que están.

Esperen lanzamientos importante en el blog de la página www.quieromifactura.mx  valiosa información sobre diferentes herramientas, con las cuales se puede comenzar una tienda en línea o ventas en internet sin necesidad de demasiados conocimientos o infraestructura, utilizando también Market Places.

Les recuerdo también que pueden encontrar toda la información de los sistemas de facturación electrónica de Pegaso Tecnología en el sitio www.comprobantesfiscalesdigitales.com

Fuentes:

https://marketing4ecommerce.net/como-esta-afectando-el-coronavirus-al-ecommerce-espanol-diferencias-por-sectores/?utm_source=push&utm_medium=web&utm_campaign=notifications

https://emisoras.com.mx/net-1490/

 


Porqué a mi marca le conviene vender en Internet

Vender en Internet es una actividad que va en aumento en prácticamente todo el mundo y que cada vez más marcas están implementando con diversos objetivos, además del comercial para incrementar sus ingresos, el comercio electrónico permite a las marcas llegar un número mayor y más diverso de clientes.

El comercio electrónico no sólo es una idea para las grandes empresas con marcas reconocidas, sino para los nuevos emprendedores que tienen un producto diferenciado con un mercado meta bien definido pero que por los costos de operación, venta, administrativos y otros asociados a un comercio físico o “tradicional”, no les es posible dar ese primer paso para darse a conocer.

El crecimiento a nivel mundial de las ventas por este medio es alto y continuará siéndolo. De acuerdo al reporte The future of retail 2020 publicado por eMarketer, sólo en Estados Unidos, se espera que en 2020 el comercio electrónico crezca 12.8% y genere ventas de USD $666.28 mil millones de dólares.

Vender en Internet es cada día más eficiente, más seguro, y ofrece más opciones tanto para nuevos emprendedores, como para empresas consolidadas. Los consumidores el día de hoy, sobre todo los más jóvenes, esperan una presencia en línea de las marcas que buscan, si es una modalidad a través de sus redes sociales (social shopping) como lo es Instagram, mucho mejor. De no ser así, muchos recurren a visitar un comercio tradicional, consultar el precio y características del producto que buscan y más tarde comparar todo en una tienda en línea o Market Place en Internet (Showrooming).

La omnicanalidad, es decir el uso de múltiples canales de venta para ser más competitivos permite llegar a más consumidores a través de diversos puntos de venta (físicos y virtuales) para medir la efectividad en las ventas, ingresos y share of wallet de los consumidores, derivando en ajustes en la estrategia comercial y de promoción que, con la velocidad en las tecnologías de la información y expectativas de los consumidores, pueden requerir hacerse diariamente.

Aunque en tiendas tradicionales se espera que los artículos a la venta se encuentren bellamente exhibidos, es cierto también que este tipo de esquemas de venta se están acotando rápidamente. Las ventajas competitivas que el retail tradicional pueda ofrecer a las marcas vs el comercio electrónico en Market Places o tiendas virtuales, planeta un desafío enorme alrededor de la investigación de mercado, comportamiento del consumidor y creatividad para ofrecerles experiencias únicas que reduzcan el Showrooming el cual, no beneficia al comercio minorista tradicional.

2 caminos viables a seguir en el comercio electrónico

El primer camino transitable en el terreno del comercio electrónico para empresas jóvenes o sin experiencia es la de incursionar en un Market Place como Amazon o Mercado Libre, los cuáles son tiendas compuestas a su vez por múltiples tiendas dentro de ellas, el equivalente a un centro comercial en Internet. La belleza de estas plataformas radica en lo intuitivo y simple que es para cualquiera comprar y por supuesto vender. Cuentan con todo lo necesario desde el día 1 para ofertar nuestros productos, seguridad informática integrada, sistemas de pago para nuestros clientes y cuenta con opciones para enviar los productos con proveedores de envío o paqueterías calificados para llevar a cabo la tarea. Finalmente, el enorme tráfico de visitantes que tienen día con día derivado de grandes inversiones en marketing, clientes y una inercia comercial enorme, lo hace una de las opciones más inmediatas y seguras para empezar a vender en Internet.

Una segunda opción que tenemos son las tiendas en línea propias. Éstas tienen la ventaja de ser totalmente personalizadas al look and feel de nuestra marca y donde sólo se exhiben los productos que elijamos, sin competidores o sugerencias fuera de nuestro control – Aunque atractivo, este esquema demanda de habilidades mucho más desarrolladas, un soporte financiero más robusto y sobre todo, procesos operativos que aseguren a nuestros clientes que sus datos bancarios estarán resguardados, que tendrán acceso a devoluciones, que podrán facturar electrónicamente al momento y sobre todo que existe un compromiso con la calidad y puntualidad en los envíos. Además, se debe de contar con una estrategia de promoción y comunicación de marca que atraiga tráfico de visitantes a nuestra tienda en línea.

Para crear este tipo de tiendas, existen plataformas muy interesantes como Magento, Shopify o Prestashop que cuentan con muchas funciones pre-diseñadas para montar una tienda en poco tiempo y a precios bastante razonables. De acuerdo con la empresa de soluciones para comercio electrónico Shopify, existen 13 principales habilidades necesarias para ofrecer un servicio al cliente en Internet que deje huella:

  1. Comunicación de primera.
  2. Empatía e inteligencia emocional.
  3. Escucha activa y atención.
  4. Trabajo en equipo.
  5. Paciencia.
  6. Una piel gruesa y la capacidad de autocrítica.
  7. Improvisación y capacidad de adaptación.
  8. Conocimiento del producto.
  9. Mentalidad de crecimiento y voluntad de aprender.
  10. Administración del tiempo y organización.
  11. Capacidad de ventas.
  12. Confianza.
  13. Resiliencia.

Finalmente, el cumplimiento de las obligaciones tributarias como empresa ya sea pequeña o mediana no están exentas en el comercio por Internet, al contrario, si se cuenta con un proveedor experimentado y capaz de automatizar la emisión de comprobantes fiscales digitales para nuestros clientes con un portal de facturación o quiosco de facturación automatizada, la empresa se mantendrá en línea con la autoridad fiscal mientras sus clientes también lo hacen sin contratiempos o en el último momento antes de las declaraciones anuales.

Pegaso Tecnología cuenta con una red de distribuidores en toda la república mexicana para integrar en sus sistemas de e-commerce el sistema de facturación electrónica que mejor se adapte a su negocio, como www.quieromifactura.mx el cual permite tiendas en línea y Market Places en Amazon y Mercado Libre con el sistema de facturación confiable y rápido, para que los clientes puedan facturar fácil y a tiempo sus compras en Internet. Visite: www.comprobantesfiscalesdigitales.com 

 

Fuentes informativas:

https://quieromifactura.mx/autoservicio-de-facturacion-amazon

https://quieromifactura.mx/autoservicio-de-facturacion-mercado-libre

https://www.emarketer.com/content/the-future-of-retail-2020

https://www.shopify.com/blog/customer-service-skills

 


El subsidio al empleo en los recibos de nómina ya es obligatorio

Es importante para todos los patrones, sean personas físicas o morales, considerar que a partir de febrero de 2020, se vuelve obligatorio el llenado del subsidio al empleo en los recibos de nómina.

La medida comenzó a aplicarse desde enero de 2020 de forma opcional, pero a partir de febrero de este mismo año, es obligatorio. Si al realizar los cálculos de la nómina del trabajador éste no tiene derecho a subsidio, debe forzosamente indicarse con un cero en el campo correspondiente, pero éste ya no puede quedar vacío.

Esto aplica únicamente en los casos de sueldos y salarios y asimilados a salarios. La versión del complemento de nómina sigue siendo la 1.2 aunque ahora es 1.2b, y se puede consultar la guía de llenado del CFDI de nómina directamente en la página del SAT.

El plazo para corregir cualquier recibo de nómina del 2019 será hasta el próximo 29 de febrero conservando su deducibilidad.* Para ello, deben cancelarse los comprobantes que se sustituyen. Se considerarán emitidos en 2019, siempre y cuando la fecha real de pago indicada en el comprobante sea del propio año 2019.

Una recomendación importante para todas las personas es consultar el Visor de recibos de nómina que desde el año pasado se encuentra ya trabajando en la página del SAT. Se puede acceder desde la siguiente liga: https://www.sat.gob.mx/declaracion/97720/visor-de-comprobantes-de-nomina-para-los-trabajadores).

En la página es posible consultar los acumulados de los ingresos que se tuvieron en los ejercicios anteriores, así como la información de los impuestos que ya han sido retenidos. Es una excelente herramienta para poder verificar si todo lo cobrado fué reportado correctamente al SAT, y también para poder, con tiempo, verificar cualquier discrepancia y en su caso poder realizar las aclaraciones, tanto con patrones, como con el propio SAT, y no esperar hasta la declaración anual en Abril, que ya también se encuentra a la vuelta de las esquina.

Las declaraciones anuales de personas morales son en Marzo, por esa razón ya entrando el siguiente mes no es posible realizar aclaraciones o se complicará mucho más. En abril, serán las declaraciones de personas físicas, por lo que estas dos actividades altamente demandantes se recomienda revisar el visor de nómina del SAT, para confirmar que todo lo que está ahí sea correcto.

Les recordamos que los Distribuidores Autorizados de Pegaso Tecnología, pueden apoyarles con la emisión de sus recibos de nómina, así como de cualquier comprobante fiscal digital que requieran. Pueden encontrarnos en la página www.comprobantesfiscalesdigitales.com

 

*Regla 2.7.5.7 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2020, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 28 de diciembre de 2019.


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