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Firma electrónica y Certificado de Sello Digital

Firma electrónica y Certificado de sello digital

Firma electrónica y Certificado de Sello digital son dos documentos electrónicos muy importantes que proporciona el SAT a los contribuyentes.
 
Ambos son muy relevantes para poder realizar factura electrónica en México.

En el caso de la Firma electrónica, se obtiene mediante una cita que tramita el contribuyente en línea. En el proceso de su trámite, deberá llenar unos formatos en internet y generar unos archivos. 

En esta página se puede encontrar todo lo necesario para llevar a cabo el trámite en el SAT

Deberá llevarlos en una memoria USB  para presentarlos el día de su cita en el SAT, en la que deberá identificarse plenamente para así obtener el certificado de  firma.

 
Este documento electrónico es una identificación oficial de la persona física o moral y puede servir para firmar diferentes tipos de documentos, pero su función principal será poder acceder a distintos servicios del SAT, incluyendo por ejemplo su buzón tributario, en el que el SAT entrega diversas informaciones al contribuyente.
 
Por su parte, el  certificado de sello digital es un documento que, una vez obtenida la firma electrónica, se puede tramitar en internet, en la página del SAT, y permitirá sellar los comprobantes fiscales digitales que emita el contribuyente, ya sean facturas, recibos de honorarios, notas de crédito, recibos de arrendamiento, o cualquier otro.

En esta página puede encontrar todo lo necesario para obtener el certificado de sello digital en el SAT.

 
Ambos documentos, tanto la firma electrónica, como el certificado de sello digital, tienen 4 años de vigencia, por lo que se debe estar al pendiente de su vencimiento.
 
Muchos contribuyentes son descuidados con el uso de estos documentos, y con sus contraseñas. Eso puede ser un error muy grave, ya que representan su identidad fiscal. Es muy importante tener todo el cuidado en el manejo de estos archivos y no compartir las contraseñas, ya que esto puede prestarse a fraudes u otros problemas que pueden ser de gravedad.
 
Además,  en el caso de  perder las contraseñas, la recuperación de las mismas es complicado y en muchas ocasiones se deberá acudir a una nueva cita con la autoridad, por lo que es importante resguardarlas correctamente.
 
Por otra parte, es también muy importante el cumplimiento de todas las obligaciones, ya que, en el caso del certificado de sello digital, la autoridad puede cancelarlo, en el caso, por ejemplo de que nos e presenten tres declaraciones consecutivas o seis declaraciones no consecutivas, y al cancelarlo, lo que sucede, es que ya no se podrán emitir, comprobantes, con lo que se cancela la posibilidad de que la persona, negocio, comercio o empresa, realice operaciones comerciales.
 
Es muy importante asegurarse de evitar compartir contraseñas y que se tengan todos los cuidados en el uso y resguardo de estos importantes documentos.

Errores comunes al emitir factura electrónica

Errores comunes al emitir factura electrónica

Existen errores comunes al emitir factura electrónica que cometen personas, comercios y empresas.
 
Dichos errores podrían generar desde llamadas de atención hasta sanciones importantes por parte de la autoridad.
 
El primer error y el más obvio, sería de plano no emitir factura. Ante cualquier compra- venta de productos y servicios, se debe emitir el Comprobante Fiscal correspondiente.
 
El cliente tiene derecho a recibir el comprobante fiscal en el mismo establecimiento al momento de su compra. Que el cliente descargue desde un portal su documento es opcional, por lo que si contamos con instalaciones donde los clientes acuden a realizar compras de productos o servicios, es importante establecer mecanismos que permitan la emisión del CFDI en el propio establecimiento, y de manera opcional proveer portales de facturación automatizada u otros mecanismos de recuperación de sus comprobantes por internet.
 
Cuando se recibe un anticipo, también debe generarse el CFDI correspondiente, existen procedimientos especiales para estos casos, los cuales se pueden encontrar en las guías de llenado, uno de ellos sería, generar una factura por el anticipo,  y una vez que el cliente liquida la totalidad, debe generarse una nueva factura por el valor total de las mercancías, así como posteriormente , emitir una nota de crédito por el valor del anticipo, lo que finalmente cerrará de forma correcta la operación.
 
En ningún caso es correcto incrementar el precio del bien o servicio si el comprador solicita factura, mucho ojo con esto.
 
Proporcionar una dirección de correo electrónico, tampoco es obligatorio, es opcional, por lo que no se puede obligar al cliente a proporcionar una dirección de email, aunque sabemos que hoy por hoy sin duda será un mecanismo que el mismo cliente muy probablemente exija, pero repito, no es obligatorio y el cliente puede negarse a proporcionarlo.
 
El único dato que obligatoriamente debe entregar el cliente es el RFC. El código postal del receptor, es necesario, pero no indispensable, y, en zonas fronterizas por ejemplo, tanto el emisor como el receptor pueden obtener una tasa de impuesto menor, por lo que en Ciudad Juárez por ejemplo, es un práctica común y bastante recomendable, compartir al menos el código postal. El resto de la dirección postal es totalmente opcional y es posible que incluso muchos sistemas ni siquiera tengan la opción de agregarla completa, por lo que  los comercios no pueden obligar a los clientes a compartir de manera forzosa su domicilio para obtener el comprobante.
 
Aunque el cliente no haya solicitado su factura en el preciso momento de la transacción, si la pide posteriormente, esta debe entregarse. Los clientes deben comprender que no deben dejar pasar demasiado tiempo para esto, ya que también afectan a la contabilidad de los comercios, pero finalmente tienen todo el derecho de recibir su factura de cualquier transacción realizada, siempre que se encuentren dentro del mismo año fiscal.
 
No importa tampoco la forma de pago del cliente, algunos argumentan que si el pago fué en efectivo no es necesario realizar una factura. Esto es incorrecto. Sin importar la forma de pago, el documento fiscal digital debe emitirse.
 
Por último y no menos importante, aunque el cliente desconozca el uso que se le dará al CFDI esto no implica el no emitirlo, así como tampoco es obligación del comercio realizar una sustitución de ese comprobante si el contribuyente después solicita que sea aplicado un uso distinto.
 
A fin de cuentas , emitir factura electrónica es un tema obligatorio para todo aquel que realice operaciones de compra-venta y es importante evitar los mencionados errores.

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