Firma electrónica y Certificado de Sello digital son dos documentos electrónicos muy importantes que proporciona el SAT a los contribuyentes.
Ambos son muy relevantes para poder realizar factura electrónica en México.
En el caso de la Firma electrónica, se obtiene mediante una cita que tramita el contribuyente en línea. En el proceso de su trámite, deberá llenar unos formatos en internet y generar unos archivos.
En esta página se puede encontrar todo lo necesario para llevar a cabo el trámite en el SAT
Deberá llevarlos en una memoria USB para presentarlos el día de su cita en el SAT, en la que deberá identificarse plenamente para así obtener el certificado de firma.
Este documento electrónico es una identificación oficial de la persona física o moral y puede servir para firmar diferentes tipos de documentos, pero su función principal será poder acceder a distintos servicios del SAT, incluyendo por ejemplo su buzón tributario, en el que el SAT entrega diversas informaciones al contribuyente.
Por su parte, el certificado de sello digital es un documento que, una vez obtenida la firma electrónica, se puede tramitar en internet, en la página del SAT, y permitirá sellar los comprobantes fiscales digitales que emita el contribuyente, ya sean facturas, recibos de honorarios, notas de crédito, recibos de arrendamiento, o cualquier otro.
Ambos documentos, tanto la firma electrónica, como el certificado de sello digital, tienen 4 años de vigencia, por lo que se debe estar al pendiente de su vencimiento.
Muchos contribuyentes son descuidados con el uso de estos documentos, y con sus contraseñas. Eso puede ser un error muy grave, ya que representan su identidad fiscal. Es muy importante tener todo el cuidado en el manejo de estos archivos y no compartir las contraseñas, ya que esto puede prestarse a fraudes u otros problemas que pueden ser de gravedad.
Además, en el caso de perder las contraseñas, la recuperación de las mismas es complicado y en muchas ocasiones se deberá acudir a una nueva cita con la autoridad, por lo que es importante resguardarlas correctamente.
Por otra parte, es también muy importante el cumplimiento de todas las obligaciones, ya que, en el caso del certificado de sello digital, la autoridad puede cancelarlo, en el caso, por ejemplo de que nos e presenten tres declaraciones consecutivas o seis declaraciones no consecutivas, y al cancelarlo, lo que sucede, es que ya no se podrán emitir, comprobantes, con lo que se cancela la posibilidad de que la persona, negocio, comercio o empresa, realice operaciones comerciales.
Es muy importante asegurarse de evitar compartir contraseñas y que se tengan todos los cuidados en el uso y resguardo de estos importantes documentos.