Facturar. Un proceso crucial.
Facturar es un proceso que debe llevarse a cabo por parte de cualquier entidad económica legalmente constituida.
En el proceso de intercambio comercial, se establece un «contrato entre las partes». dicho contrato puede ser tácito ó explícito. Y una vez que la transacción económica se ha realizado, la parte vendedora debe realizar una factura.
En México dicha factura está regulada por la autoridad fiscal, en este caso el SAT (Servicio de Administración Tributaria).
CFDI.
En el momento de escribir estas líneas, marzo de 2022, la factura electrónica está regulada por el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Dicho documento establece que el CFDI, Comprobante fiscal digital por internet, es el documento electrónico válido para realizar estas interacciones.
La factura entonces debe ser emitida siempre que exista este tipo de intercambio. En ocasiones, la factura electrónica es solicitada por la parte compradora, quien puede solicitar que su RFC (Registro Federal de Contribuyentes) sea insertado en el documento, para, además de demostrar que la compra-venta del producto o servicio existió, en su caso pueda ser también deducible de impuestos.
No todas las compras se pueden deducir, sino solo aquellas que la autoridad señale en función de que la compra sea efectivamente necesaria para la realización de objeto social de la parte compradora, en otras palabras, si la compra de esa mercancía o servicio está justificada para la realización de la actividad específica de la empresa.
En otras ocasiones, la parte compradora no solicita una factura electrónica, pero la parte vendedora de cualquier forma está obligada a emitir un comprobante fiscal. En este caso, podrá optar por emitir una factura a público en general por cada operación o bien, emitir una factura global por las ventas realizadas al público en general, dentro de la cual se listarán todas las ventas por las cuales los compradores no solicitaron un CFDI. Dicha factura global puede ser emitida de forma diaria, semanal o mensual. Además en la nueva versión de CFDI versión 4.0 se incluyen nuevos requisitos como la periodicidad, mes y año de emisión del documento.
Facturar. Más complejo conforme las empresas crecen.
Dependiendo del tamaño de la entidad, la facturación puede ser relativamente sencilla, para, por ejemplo, profesionistas independientes o micro y pequeñas empresas. De hecho, existe en nuestro país un nuevo régimen fiscal, llamado Régimen Simplificado de Confianza o RESICO, el cual permite emitir facturas con relativamente pocos requisitos, llevar una contabilidad simplificada y calcular los impuestos a pagar únicamente como un porcentaje de las ventas.
Sin embargo, conforme las empresas van creciendo o realizan actividades un poco más complejas, y dependiendo de la actividad económica específica, los requisitos a incluir dentro de los comprobantes se van incrementando.
Complementos Fiscales.
Dependiendo de las actividades específicas que realiza la empresa o persona física, puede ser necesario agregar complementos fiscales en las facturas electrónicas que emite. Los complementos fiscales está regulados por el SAT e incluyen información obligatoria y con una estructura dictada de forma específica por dicha autoridad.
Existe una cantidad importante de complementos fiscales que pueden agregarse. Puedes consultar aqui los que podrían aplicarse en tu caso.
Addendas.
En las facturas electrónicas, además de la información obligatoria de la sección «CFDI base» (que reúne los nodos con información del emisor, el receptor, los conceptos y los impuestos) y de las secciones de complementos fiscales, también es posible incluir información que no sea fiscal ni se encuentre necesariamente regulada por el SAT. Estas secciones reciben el nombre de addenda, y sirven para incluir en un comprobante información que intercambian los particulares (emisor y receptor del comprobante). En esta sección regularmente se incluye información que puede ser útil para el receptor (posiblemente para automatizar o agilizar los procesos de cuentas por pagar) o del emisor (posiblemente compartiendo información adicional útil para el receptor del documento). Es decir existen típicamente dos tipos de addenda. Las adendas de cliente y las addendas de emisor, dependiendo del tipo de información que incluyen.
Automatización de facturación.
Facturar es un proceso crucial, pero que también puede ser tedioso, repetitivo o incluso complicado de llevar a cabo, existen, con ayuda de la tecnología actual, diversas formas de automatizarlo.
Así, por ejemplo, se pueden integrar los procesos de facturación a los sistmas ERP (Enterprise Resource Planning) como el caso de SAGE o SAP, de las empresas, a los sistemas de punto de venta (POS) como por ejemplo del software ISAAC, o los sistemas de e-business o de e-commerce, para facilitar la emisión y mejorar los procesos involucrados.
Asi mismo, se pueden realizar integraciones a cualquier tipo de sistema mediante API, o pueden integrarse herramientas que permitan la facturación en línea por parte de los clientes, como el caso de «Quiero Mi Factura» o herramientas que permitan automatizar los procesos de cobranza como por ejemplo el caso del sistema SINGEM.
Con ello, queremos ejemplificar que hoy en día, es posible automatizar diversos tipos de procesos de facturación dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa y de sus distintas formas de llevar a cabo su negocio.
Si quisieras conocer más al respecto de los distintos procesos y sistemas involucrados en los procesos de facturación o mejorar los que utilizas actualmente, comunícate con los distribuidores autorizados Pegaso Digital en todo el país, o llena nuestra forma de contacto.