Facturación Electrónica en Universidades y Colegios Particulares, oportunidad de mejora de cara al nuevo ciclo escolar

Estamos concluyendo el ciclo escolar 2018 – 2019, pensando en las mejoras para recibir un nuevo ciclo escolar con mejoras en todos los sentidos.

Universidades y colegios privados en todo el país buscan no sólo captar nuevos alumnos con su oferta académica y de servicios de valor agregado sino que están enfocadas a cuidar la experiencia de los padres de familia, esto se puede llevar a cabo de estrategias muy variadas, sin embargo, una que suele ser muy socorrida y aplaudida por los padres de familia es la de los trámites administrativos como el pago de la colegiatura y su facturación electrónica. 

Las instituciones de educación privada están, como todas las empresas en México a emitir facturas electrónicas por concepto de las colegiaturas, esto incluye el complemento IEDU. En lo general, una gran parte de los colegios, escuelas y universidades privadas han resuelto este problema; muchas otras, lamentablemente no lo han hecho.

Aunque no existe una fórmula única para la emisión de facturas para una institución educativa, si existen reglas básicas para homologar los procesos asociados a la emisión de los distintos tipos de comprobantes, en las que se pueden  destacar diversos puntos de mejora como:

1.- Realizar sus facturas desde un sistema de facturación que cuente con complemento IEDU ya integrado

Este tipo de característica le ayuda a una escuela a cumplir mientras ayuda al padre de familia facilitando drásticamente el proceso de facturación electrónica. El sistema administrado Pegaso Digital además de permitir realizar facturas electrónicas de colegiatura con complemento IEDU, facilita realizar una carga desde una hoja de cálculo, con todos los datos de los alumnos, para que la generación de la factura con complemento IEDU sea fácil y rápida. ¡Algo que agradecen las escuelas con cientos o miles de alumnos!

2.- Tener una integración directa desde su sistema de administración de colegiaturas

Algunos colegios deben realizar sus facturas en un sistema externo a sus sistemas internos, es decir que en un sistema llevan el control de sus colegiaturas y en otro generan las facturas. Contar con un solo proceso central resuelve cientos de horas dedicadas a llevar el control en ambos sistemas, reduce errores y mejora los tiempos de atención a los padres de familia. Con el sistema administrado de emisión de CFDI Pegaso Digital, es posible realizar integraciones con prácticamente cualquier tipo de sistema.

3.- Contar con un sistema de autoservicio de facturación en Internet.

Que las instituciones de educación superior permitan a los estudiantes generar sus propias facturas, es una solución extraordinaria que resuelve un número importante de problemas y ahorra tiempo. Este que debe invertirse en la administración y realizar comprobantes uno a uno con un departamento de contabilidad manual, disminuye drásticamente a la tecnología, que a su vez, permite a una organización de este tipo reinvertir los ahorros en mejoras para los alumnos y el personal. ¡Todos ganan!

Además, se resuelven diversos problemas asociados a la emisión, como los errores o la necesidad de mantener un catálogo con los datos de facturación, ya que el catálogo es alimentado directamente por los interesados (automatización). Siempre existirán alumnos que soliciten la generación directamente por parte de su escuela, sin embargo, con el paso del tiempo y prácticamente en cada ciclo escolar, este porcentaje se reduce.

La generación de la factura global por colegiaturas de las que no se solicitó factura, es otro elemento fiscal que también se puede automatizar, ahorrando cientos de horas de trabajo manual, para enfocarlo a diseñar e implementar otras estrategias administrativas y fiscales. 

4.- Buzones para facturas

Una facilidad importante para los padres de familia que el departamento administrativo agradece tener, es el de una funcionalidad de buzones de facturación. Con ellos, los papás pueden entrar en cualquier momento y equipo, aún un año después de haber generado el CFDI para buscarlo.

Una práctica común que ocurre en el mes de abril en todo el territorio nacional justo antes de que cierre el plazo de la declaración anual, es que los padres de familia soliciten se les reenvíen los comprobantes de pago de las colegiaturas para las deducciones correspondientes. Los buzones son una solución a la medida de este problema recurrente; los padres pueden descargar los documentos fiscales en cualquier momento del año sin hacer largas filas o saturar las líneas telefónicas. 

5.- Contar con un sistema de nómina adecuado

Las variables que debe tener el sistema de nómina de un institución de enseñanza privada son diversas, ya que se tienen trabajadores de planta, eventuales, por nómina, por sueldos asimilados a salarios, en horarios flexibles, discontinuos y hasta home office. Los sistemas tradicionales de nómina pueden no ser adecuados para todos los colegios, sobre todo en colegios medianos y grandes o en ambientes universitarios que requieren una gran flexibilidad.

6.- Tener todos los servicios integrados.

Si estás leyendo esto y eres dueño de un colegio o administras uno y éste no ha logrado integrar todos los servicios, también existen soluciones que Pegaso Tecnología puede proveer e integrar para que todos los procesos estén en línea, robustos y probados. 

La alianza con el sistema de control escolar Athenea, permite desde hoy a Pegaso Tecnología resolver de forma integral todas las necesidades de un colegio privado moderno: inscripciones, altas, bajas, colegiaturas, boletas, reportes, circulares, avisos, tareas, comunidad escolar, sistema de enseñanza en línea (e-learning) e integración con la facturación electrónica de Pegaso Tecnología. Todo en un solo paquete multifuncional para Colegios Particulares.

7.- Servicios de validación de facturas

Además de ser responsables por la emisión de los comprobantes fiscales del Colegio, la administración de un colegio debe velar porque los CFDI recibidos de proveedores y gastos, cumplan con toda la normatividad. En Pegaso Tecnología ofrecemos un servicio de recepción – validación de comprobantes que además permite su almacenamiento por 5 años, para que la escuela tenga la confianza de que todas las operaciones que se generan con terceros sean correctas. Contamos también con sistemas que permiten recibir las facturas en forma fácil. ¡Pregúntanos cómo!

Invitamos al lector a abundar más en las soluciones que harán de un colegio particular una institución de primer nivel para alumnos, padres de familia, proveedores, empleados y para la dirección general.

Los Distribuidores Autorizados de Pegaso Tecnología en todo el país están listos para dar mayor información, visita la página donde puedes encontrar a los distribuidores cercanos a ti, o bien, llena nuestra forma de contacto.

 


A partir de 1 de Mayo se elimina la facilidad para emitir Factura Global a Gaseras y Gasolineras

19 de Abril de 2019. La autoridad fiscal, a través de la Tercer Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal 2018, publicada en el Diario Oficial de la Federación el pasado 19 de octubre de 2018, modificó la regla 2.7.1.24, con lo que establece que determinados contribuyentes, mencionados en la regla 2.6.1.1, no podrán, a partir del día 1° de mayo del año 2019, utilizar la facilidad de la emisión de una factura global para todas las ventas a público en general efectuadas, y establece que deberán realizarse directamente los CFDI´s correspondientes.

Esto aplica a personas que fabriquen, produzcan, procesen, transporten, almacenen, incluyendo almacenamiento para usos propios, distribuyan o enajenen, los hidrocarburos y petrolíferos mencionados en l propia regla 2.6.1.1. y se detallan de la siguiente forma:

I.        Personas morales que extraigan hidrocarburos al amparo de un título de asignación o un contrato para la exploración y extracción de hidrocarburos, a que se refiere el artículo 4, fracciones V, IX y XV de la Ley de Hidrocarburos.

II.       Personas físicas o morales que traten o refinen petróleo o procesen gas natural y sus condensados, en los términos de los artículos 4, fracciones XXX y XXXIX de la Ley de Hidrocarburos y 15, fracciones I y II y 16 del Reglamento de las actividades a que se refiere el Título Tercero de la Ley de Hidrocarburos o al amparo de un permiso de la Secretaría de Energía.

III.      Personas físicas o morales que realicen la compresión, descompresión, licuefacción o regasificación de gas natural, en los términos de los artículos 23, 24, 25 y 26 del Reglamento de las actividades a que se refiere el Título Tercero de la Ley de Hidrocarburos o al amparo de un permiso de la Comisión Reguladora de Energía.

IV.      Personas físicas o morales que transporten hidrocarburos o petrolíferos, en los términos del artículo 4, fracción XXXVIII de la Ley de Hidrocarburos o al amparo de un permiso de la Comisión Reguladora de Energía.

V.       Personas físicas o morales que almacenen hidrocarburos o petrolíferos, en los términos de los artículos 4, fracción II de la Ley de Hidrocarburos y 20 del Reglamento de las actividades a que se refiere el Título Tercero de la Ley de Hidrocarburos o al amparo de un permiso de la Comisión Reguladora de Energía.

VI.      Personas físicas o morales que almacenen petrolíferos para usos propios al amparo de un permiso de la Comisión Reguladora de Energía, siempre que consuman un volumen mayor o igual a 75,714 litros (20 000 galones) mensuales de petrolíferos al año; o que almacenen gas natural para usos propios en instalaciones fijas para la recepción del mismo para autoconsumo.

VII.     Personas físicas o morales que distribuyan gas natural o petrolíferos, en los términos del artículo 4, fracción XI de la Ley de Hidrocarburos o al amparo de un permiso de la Comisión Reguladora de Energía.

VIII.    Personas físicas o morales que enajenen gas natural o petrolíferos, en los términos del artículo 4, fracción XIII de la Ley de Hidrocarburos o 19, fracción I del Reglamento de las actividades a que se refiere el Título Tercero de la Ley de Hidrocarburos o al amparo de un permiso de la Comisión Reguladora de Energía.

                     CFF 14, 28, Ley de Hidrocarburos 4, Reglamento de las actividades a que se refiere el Título Tercero de la Ley de Hidrocarburos, 15, 16, 19, 20, 23, 24, 25 26, RMF 2018 2.6.1.1.

Esto conllevará la necesidad de importantes ajustes técnicos y administrativos tanto para los sujetos obligados, los PACs (Proveedores Autorizados de Certificación) que los atienden, y también para todo el público, que deberá tomar las medidas necesarias para solicitar de forma inmediata los Comprobantes Fiscales por concepto de la compra de estos productos.

 


Se amplía plazo para presentar solicitud para aplicar estímulo Fiscal del 8% de IVA en Frontera Norte.

9 de Abril de 2019

Más tiempo para la presentación de la solicitud para aplicar el estímulo del 8% de IVA en la zona fronteriza norte.

El día de hoy se publicó la NOVENA RESOLUCIÓN DE MODIFICACIONES A LA RESOLUCIÓN MISCELÁNEA FISCAL PARA 2018 Y SU ANEXO 1-A en el Diario Oficial de la Federación: https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5557312&fecha=09/04/2019

En ella se reforma el Artículo Cuarto Transitorio de la Sexta Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2018, publicada en el DOF el 30 de enero de 2019, para quedar como sigue:

«Cuarto.     El aviso a que se refiere la regla 11.11.2. podrá presentarse a más tardar el 30 de junio de 2019.

Para los efectos del párrafo anterior, los contribuyentes que a partir de la entrada en vigor de la presente resolución presenten el aviso a que se refiere la regla 11.11.2., podrán aplicar los beneficios a que se refiere el artículo Décimo Primero del Decreto a que se refiere el Capítulo 11.11., a partir de que obtengan el acuse de recibo de conformidad con la ficha de trámite 4/DEC-10 «Aviso para aplicar el estímulo fiscal del IVA en la región fronteriza norte», contenida en el Anexo 1-A.

Los contribuyentes que presentaron el aviso a que se refiere el primer párrafo de este Artículo, a más tardar el 7 de febrero de 2019, estarán a lo dispuesto en la regla 11.11.11., vigente hasta antes de la entrada en vigor de la presente resolución.»

Además de la prórroga se establecen detalles en cuanto a la aplicación conjunta de este estímulo con otros, y algunos temas de interés para contribuyentes que hubieran podido caer en supuestos que impidan la aplicación del mencionado estímulo.


La facturación electrónica a través de portales en internet automatizados ayuda a los negocios a mejorar la experiencia al cliente

Edgar Cabrera, Director de distribuidores Pegaso Tecnología

La razón de ser de una empresa es producir utilidades, alrededor de esa premisa se derivan elementos tan diversos como su catálogo de productos, de clientes, inventarios, etc. Los retos de un negocio en su etapa de inicio o consolidación pueden estar centrados en la administración, logística, capital humano y el desarrollo de productos, pero sin importar cuales sean estos retos, una organización siempre piensa en la tributación, contar con una estrategia fiscal clara, realista y sobre todo alcanzable.

En México desde el año 2011, la facturación electrónica fue un paso determinante en el futuro del país en materia no sólo de fiscalización sino de profesionalización de las empresas y profesionales independientes, además de elevar los estándares para entidades bancarias en materia de fiscalización y transparencia de recursos, por mencionar una industria que se subió al barco de la modernización tributaria en un país que hasta ese tiempo, contaba con pocos mecanismos para transparentar las estrategias tributarias, ordenarlas y prevenir delitos como el lavado de dinero, simulación y la evasión fiscal.

Adicionalmente, esta transformación tecnológica-regulatoria, regresó su importancia a uno de los profesionales más olvidados en México: el contador público. Un especialista al cual, como suele sucederle a muchos en otros campos, industrias y sectores, las tecnologías de la información y las tendencias disruptivas de consumo que germinan a su alrededor, reconocen inmediata y avasalladoramente a los profesionales más especializados en campos que se creían rezagados.

Aunque desde 2006 a 2010 la facturación electrónica en México fue opcional, para 2011, su uso obligatorio regresó ese poder de decisión y consejería estratégica al contador mexicano. No sólo para el diseño de estrategias fiscales en conjunto con los dueños de los negocios y fiscalistas, sino en una etapa de reeducación en materia tributaria para el empresariado mexicano.

El comercio electrónico en todo el mundo crece de manera consistente, inclusive en regiones con fenómenos sociopolíticos y economías con muchos retos en materia de desarrollo como Latinoamérica. De acuerdo al Índice de Comercio Electrónico, publicado por la empresa Linio, en 2019 el e-commerce facturará más de 3 mil billones de dólares a nivel global, un 12.8% del total de ventas del comercio minorista (retail). En México, se pronostica que el comercio electrónico rebase en 2019 los 17 mil millones de dólares, esto, a pesar de tener un nivel de penetración del Internet de 65% del total de su población.*1

En este sentido, se vislumbra un panorama favorecedor para el país. El comercio electrónico se consolidará como un vehículo comercial para las empresas que busquen ampliar sus canales de venta, adicionalmente a las estrategias que impulsen en las formas tradicionales. Las marcas y empresas recurren a sitios de comercio electrónico como Linio, Amazon, Mercado Libre o Privalia para vender sus productos, sin embargo, la cantidad de empresas que por si mismas hacen un esfuerzo por vender en sus plataformas en línea son aun muy limitadas.

De acuerdo a un reporte Barómetro de la Industria del Retail, publicado por la empresa de investigación de mercados Psyma en conjunto con GS1 México empresa especializada en consultoría para el sector minorista, sólo el 19% de las pequeñas y medianas empresas en México cuentan con una plataforma de venta online propia.*2

Esto nos hace obligatoriamente a reflexionar sobre la importancia del ciclo de venta que las empresas en México tienen, en relación con los datos de comercio electrónico en crecimiento; parecería ser que sus canales están supeditados sólo a aquellos con una gran capacidad de generación de demanda como Amazon o Linio, sin embargo, ya sea que se vendan productos a través de esos canales populares, es importante resaltar que el potencial de crecimiento del comercio electrónico no excluye a las empresas de aprovechar esta tendencia de consumo para incrementar sus ventas de manera sostenida.

Ahora bien, el hecho de migrar y contar con una plataforma de venta (propia o de un tercero), exige tomar en cuenta un elemento crucial para, por otro lado, cuidar la experiencia del cliente en su compra y que éste regrese,  así como que  nuestra operación contable y agilidad operativa no se vea comprometida. Temporadas alta como El Buen Fin, Día del Amor y la Amistad, día de las Madres, etc, son oportunidades, pero enormes retos si no se cuenta con un sistema de facturación ágil y que cumpla las regulaciones que el Servicio de Administración Tributaria. En 2019, el tema de la factura 3.3 y el IVA en la frontera norte, son sólo un par de elementos a considerar si se desea ser exitoso en este aspecto mientras cuidamos la experiencia de nuestros clientes en línea.

Los portales de autoservicio de facturación son herramientas en Internet sumamente útiles que nos permiten almacenar todas las ventas de un comercio, ya sea físico o electrónico (por ejemplo cuando vas a la farmacia, te dan tu ticket y te dicen que puedes facturarlo desde internet). Así mismo, Ces posible atender a  un cliente cuando hace una compra en Amazon y se le envía un correo con detalles de su compra y la forma de obtener tu factura: Se le solicitan sus datos fiscales como el RFC, razón social y correo electrónico, generando procesos sencillos para completar el ciclo de satisfacción del cliente y éste se convierta en  un cliente repetitivo.

Las marcas, comercios y empresas deben entender que existe una corresponsabilidad para atraer, atender y retener a los clientes, sobre todo en Internet donde los rangos de atención y tolerancia a fallos son cada vez más cortos. Es muy molesto para un cliente que, si ha comprado en Internet, deba esperar semanas por una factura o peor aún, hacer ese proceso de manera presencial o telefónica, algo que no sólo afectará a la marca, sino al comercio y al ecosistema en su conjunto. Los sistemas de facturación electrónica están pensados no sólo para el pequeño comercio con un número limitado de facturas al mes, sino para todos aquellos que ofrezcan productos y servicios de temporada, con muchas variedades o bien, con altos volúmenes en determinados días del mes.

Colegios y universidades privadas son organizaciones que generan una gran cantidad de cobros al mes. Un sistema de facturación electrónica automatizado en línea, no sólo ahorra a padres de familia y alumnos pasar largo tiempo en filas innecesarias sino que agiliza el proceso contable, haciéndolo eficiente mientras se cumplen las regulaciones tributarias del SAT.

Cámaras de comercio, asociaciones, colegios de profesionistas y centros de salud como clínicas y consultorios médicos, pueden lograr un alto nivel de eficiencia operativa mientras cuidan la experiencia de sus clientes con la integración de un sistema de facturación electrónica montado en su sitio web, plataforma de comercio electrónico o aplicación móvil.

A grandes rasgos, la tecnología de facturación electrónica automatizada a través de kioscos online, evita realizar grandes volúmenes de facturas de forma manual, lo que lleva tiempo, personal y en ocasiones, errores que toman más tiempo resolver y comprometen la facturación del comercio y del cliente. Sin importar el tamaño de la empresa, la automatización de procesos como los de facturación, aporta elementos clave para enriquecer el proceso de compra e inclusive marketing y ventas.

 

 

Acerca de Pegaso Tecnología

Creada en 2006, Pegaso Tecnología ha sido la compañía líder en Factura Electrónica e Interoperabilidad que ayuda a Compañías Multinacionales o que pertenecen a industrias altamente reguladas. Somos un equipo de 60 especialistas con experiencia en Arquitectura e Integración de Sistemas, Migración de Aplicaciones, Gestión de Infraestructura, Administración de Proyectos y Soporte y evangelización en nuevas tecnologías.

Javier Vega, nuestro CEO fue Director de Sistemas del SAT de 2003 a 2006 encabezando iniciativas tales como Firma Electrónica y Factura Electrónica. En 2005 obtuvo el premio “CIO del año” por la revista Information  week. Ahora ocupa la Presidencia de la Asociación Mexicana de PACs (AMEXIPAC) por tercera ocasión.

Tenemos un valioso equipo de colaboradores que basan su desempeño en las mejores prácticas internacionales, tales como CMMI® para el desarrollo e integración de nuestras aplicaciones, PMI® para la gestión de proyectos e ITIL® como marco de operación de nuestros servicios. Contamos con cuatro unidades de negocio: 1) Soluciones Fiscales Digitales; 2) Gobierno Electrónico (e-Government); 3) Arquitectura de Servicios en la nube y; 4) Inteligencia de Negocios.

Visite: https://www.comprobantesfiscalesdigitales.com/

 

 

Fuentes:

*1 Índice Mundial de Comercio Electrónico https://www.linio.com.mx/sp/indice-ecommerce

*2 Fuente: Barómetro del Retail https://barometro.gs1mexico.org/barometro-del-retail-primera-edicion


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